【時短術】仕事が早い人の非常識なメール整理術【仕事効率化】

こんにちは、若山(@naoki_wakayama_)です。


今回は、生産性を上げる仕事術シリーズとして、メールのやりとり・管理を効率化する方法を紹介しようと思います。


一般的に、ビジネスパーソンが一日の労働時間のうちに、メールに費やす時間は28%と言われていて、非常に多くの時間を使っています。(マッキンゼー調べ)
ですので、メール術を極めると仕事のパフォーマンスがぐんと上がると思いますよ。

生産性を高めるメール術とは?

実は、メールにおいて生産性を高める秘訣は、新たなテクニックを使うことではありません。
誰もがやってしまいがちな「あること」を辞めることです。


それは、、メールのフォルダ分類です。


フォルダ分類、やっていませんか?
もしあなたが日々の生産性に悩んでいるとしたらきっとやっていると思います。
実はそれが、日々の生産性を大きく下げているのです。
理由を説明しましょう。

フォルダ分けが生産性を下げる理由

フォルダ分けがよくない理由は簡単で、「そもそもメールを完璧にフォルダ分けすることは不可能だから」です。


コウモリ問題という話をご存じでしょうか?
コウモリは羽があって飛べるので、一見鳥類に思えますが、実際は恒温動物であったり、胎児性であったりするので哺乳類であるという話です。
ここで大事なのはコウモリが哺乳類であることではなくて、一つのものが複数の側面を持っているということですね。
物事は単純にA、B、Cと分類できるものばかりではなく、AにもBにも当てはまるというものが少なからず存在します。


メールも同様です。
例えば、フォルダ分けに、ユーザーごとのフォルダとプロジェクトごとのフォルダを作っていたとしましょう。
A社から来たメールはA社のフォルダに分類しますが、もしA社の鈴木さんから、Bのプロジェクトに関するメールが来たらどうしましょうか。
この場合、そのメールはA社のフォルダとBのプロジェクト、本来ならどちらにも入れるべきですよね。
でも、フォルダという概念のもとでは、一つのメールは一つのフォルダにしか入れられないので、どちらかを捨てるか、もしくはメールを複製するしかありません。
こうすることで、分類漏れやメールの重複といった不都合が発生しますね。
これがフォルダ分けのデメリットです。
扱うメールの量が多ければ多いほどこの問題は顕著になっていくので、丁寧に分けて分かりやすくしているつもりが、かえって生産性の低下を招いているのです。

フォルダは二つだけでいい

では、どうすれば良いかというと、メールを格納するフォルダを2つだけにしてください。
1つでも3つでもありません。2つであることが重要です。


そして、それぞれに下記のように命名・役割付をしましょう。

①受信トレイ

②アーカイブ

「アーカイブ」については、いまいち使い道がわからないと言う方も多いと思うので簡単に説明します。


アーカイブ(archive)というのは、英語で「文書保管所」という意味で、その意味の通り、今すぐには必要ないけどまた後で見たいメールを保管するフォルダです。
この、受信トレイとアーカイブの2つによって、生産性が劇的に上がるメールの運用方法をお伝えします。

受信トレイとアーカイブによるメール管理方法

まず大原則として、全てのメールは必ず受信トレイ1カ所に集中させてください。


余計なフォルダを作って自動振り分けするのはもちろん、いきなりアーカイブフォルダに振り分けするのもNGです。
必ず受信トレイを一度経由するようにしましょう。


その上で受信トレイに入ったメールを1つ1つ確認します。
このとき、1つだけ考えてほしいことがあります。


それは、「このメールは読んだ後にアクションが必要かどうか」ということです。


例えば、メールの内容が「来週までに●●の見積作成をお願いできますでしょうか。」という内容であればこれは依頼のメールとなり、見積を作成するというアクションが必要です。
ですので、アクションが必要なメールという分類になります。
一方で、「先週の会議の内容を共有します。」という内容であれば、これは周知のメールとなり、特別アクションは必要ありません。
ですので、アクションが不要なメールという分類になります。


このようにアクションが必要かどうかでメールを分類し、アクションが不要であればアーカイブに移動させてください。
アクションが必要な場合は何もせずそのまま受信トレイにのこしておき、アクションが終わった段階でアーカイブに移動させてください。


こうすることで、受信トレイにはメールが溜まっていき、それがあなた「ToDoリスト」となります。なぜなら、受信トレイに残っているのはアクションが必要なメールだけだからですね。
ToDoリストというと、おそらくこれまでに色々なツールを使って管理されてきたと思います。僕もたくさんのツールを試してきました。
ですが、基本的にタスクの発生トリガーになるのは、メールが大半ですので、このように受信トレイをToDoリストにしてしまうことが、最も効率的なタスク管理方法になります。
つまり、タスク管理の側面でも大きく生産性を上げることができるということですね。

検索の効率を上げる方法

ここまでで、生産性を上げるメール術の全容はだいたい分かったかなと思います。


ですが、人によっては、「毎日何十通のメールが来るのに、フォルダが2つしかなければ後から探すの大変だ」と感じる人もいるでしょう。
そういう方には「Gmail」の機能を一度思い浮かべていただきたいと思います。


実はGmailはもともと受信トレイとアーカイブによる運用というのを想定していて、そもそもフォルダという概念がありません。
なので、どれだけテーマ毎のフォルダを作りたくてもそもそもフォルダ作成は不可能です。
でも、その代わりに「ラベル」という機能があります。
これは皆さんが一般的に利用している「タグ」と同じ概念だと思って下さい。
ラベルもフォルダと同じようにメールをカテゴリ付するために使うのですが、1つ決定的に違うのは、ラベルは1つのメールに何個でも付けられるということです。


つまり先ほどのようにA社の鈴木さんから来たBプロジェクトにメールであれば、「A社」「Bプロジェクト」という2つのラベルと付ければ良いのです。
こうすることで、メール自体は1つしかなくても、A社で検索したときも、Bプロジェクトで検索したときも、どちらも確実に抽出することが可能になります。
これがラベルを使った検索方法です。


これはメールに限らずファイルの整理でも同様ですが、整理においてもっとも効率の良い方法は、「自分で細かく整理整頓せず、検索で抽出する仕組をつくる」ということです。
細かい分類をすればするほどかえって効率が悪くなるので、なるべくシンプルな運用を心がけ、必要なファイルは検索で抽出する仕組を作るのが、仕事が速くなる整理術の基本ということですね。


ちなみに、Outlookの場合はラベルという機能はありませんが、代わりに「検索フォルダー」という機能があるので、これを使うことでラベルと同じ運用が可能になります。
これについては、また別の機会に詳しく紹介しますね。

まとめ

では、最後にご紹介したメール術を振り返ります。


①メールの管理において細かいフォルダ分けは一切辞め、 使うフォルダを受信トレイとアーカイブの2つだけに絞ります。

②全てのメールは受信トレイに集中させ、 1つ1つのメールに関して「アクションが必要なメールかどうか」を考えます。

③アクションが不要であれば「アーカイブ」に移動させ、 必要であればそのまま受信トレイに残します。(アクションが終わった段階でアーカイブに移動します。)

④後からメールを振り返りたい場合はラベルや検索フォルダーを活用して、 検索により抽出する。


僕もこれによって劇的に仕事のパフォーマンスが向上したので、是非みなさんも活用してみてください。
では。

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ABOUTこの記事をかいた人

『仕事の究極のエンターテイメント化』の実現のため仕事術を発信 / NTTドコモ エバンジェリスト×副業マーケター / 金沢大学機械工×学生起業 → DOCOMO×フリーランス / インサイドセールス立ち上げ / 講演分野は5G・XR・RPA・働き方改革・B2Bマーケなど